Eigentümerversammlung vorbereiten 2026: Fristen, Checkliste, BGH-Urteil & virtuelle Versammlung

Eine Eigentümerversammlung vorzubereiten heißt, drei feste Fristen einzuhalten: Die Einladung muss mindestens drei Wochen vorher in Textform verschickt werden (§ 24 Abs. 4 WEG). Die Versammlung findet mindestens einmal jährlich statt. Beschlüsse können nur binnen eines Monats angefochten werden (§ 45 WEG). Wer dazu Tagesordnung, Jahresabrechnung, Vergleichsangebote und Vollmachten rechtzeitig vorbereitet, bekommt Beschlüsse, die halten.

2026 kommen zwei neue Punkte hinzu. Der Bundesgerichtshof hat am 24. April 2026 entschieden (V ZR 50/25), dass Kosten für einen Heizungstausch bei unterschiedlich großen Wohnungen in der Regel nicht per Mehrheit „pro Einheit“ verteilt werden dürfen. Außerdem nutzen immer mehr Gemeinschaften die virtuelle Eigentümerversammlung. Dieser Ratgeber zeigt Eigentümern in Ostwestfalen-Lippe (OWL) alle Fristen, eine Checkliste in acht Schritten und die häufigsten Fehler, die eine Anfechtung auslösen.

Welche Fristen gelten für die Eigentümerversammlung 2026?

Kurz beantwortet: Die wichtigsten Fristen sind die Ladungsfrist von drei Wochen, die jährliche Versammlung und die Anfechtungsfrist von einem Monat. Die Jahresabrechnung und der Vermögensbericht müssen spätestens zur Versammlung vorliegen. Die Tabelle fasst alle Punkte mit Rechtsgrundlage zusammen.

Quellen: § 45 WEG (gesetze-im-internet.de); zur virtuellen Versammlung: VDIV Immobilienverwalter, Stand September 2026.

Eigentümerversammlung vorbereiten: Die Checkliste in 8 Schritten

Kurz beantwortet: Beginnen Sie etwa sechs Wochen vor dem Termin. Dann bleibt genug Zeit für Vergleichsangebote, die Jahresabrechnung und eine fristgerechte Einladung. Die Nachbereitung mit Protokoll und Umsetzung ist genauso wichtig wie die Versammlung selbst.

1. 01Tagesordnungspunkte sammeln (6 Wochen vorher): Eigentümer können Punkte zur Aufnahme einreichen. Formulieren Sie jeden Punkt so konkret, dass jeder erkennt, worüber abgestimmt wird.
2. 02Vergleichsangebote einholen (5 Wochen vorher): Für größere Maßnahmen wie Heizung, Dach oder Fassade sollten mehrere vergleichbare Angebote vorliegen. So lässt sich die Wirtschaftlichkeit belegen.
3. 03Kostenverteilung prüfen: Welcher Schlüssel gilt laut Gemeinschaftsordnung? Soll davon abgewichen werden, prüfen Sie nach dem BGH-Urteil V ZR 50/25, ob einzelne Eigentümer unbillig benachteiligt werden.
4. 04Jahresabrechnung und Vermögensbericht fertigstellen: Beschlossen werden die Nachschüsse oder Anpassungen der Vorschüsse, nicht das ganze Zahlenwerk. Die Unterlagen sollten mit der Einladung verschickt werden.
5. 05Einladung verschicken (spätestens 3 Wochen vorher): in Textform, mit Ort, Zeit, Tagesordnung und bei Online-Teilnahme den Zugangsdaten.
6. 06Vollmachten organisieren: Textform genügt meist. Geben Sie klare Weisungen zu jedem Tagesordnungspunkt statt einer Blanko-Vollmacht.
7. 07Versammlung durchführen: Beschlussanträge wörtlich verlesen, Abstimmungsergebnis feststellen und verkünden. Erst die Verkündung macht den Beschluss wirksam.
8. 08Protokoll und Umsetzung: Protokoll unverzüglich erstellen, Beschluss-Sammlung pflegen und nach Ablauf der Anfechtungsfrist die Aufträge vergeben.

Wer lädt zur Eigentümerversammlung ein und was gehört in die Einladung?

Kurz beantwortet: Einberufen wird die Versammlung vom Verwalter. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen (§ 24 Abs. 3 WEG). Den Vorsitz führt in der Regel der Verwalter, sofern die Gemeinschaft nichts anderes beschließt.

Eine vollständige Einladung enthält Ort, Datum und Uhrzeit, bei hybrider oder virtueller Form die Zugangsdaten und eine Tagesordnung mit klar formulierten Beschlussgegenständen. Dazu kommen die Unterlagen, die für eine informierte Entscheidung nötig sind: Jahresabrechnung und Vermögensbericht, Wirtschaftsplan, Vergleichsangebote für größere Maßnahmen und der vorgesehene Kostenverteilungsschlüssel.

Seit dem 1. Dezember 2023 können Eigentümer außerdem verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird (§ 26a WEG). Ausnahmen gelten für kleine Gemeinschaften mit weniger als neun Wohnungen, in denen ein Eigentümer selbst verwaltet, sofern nicht ein Drittel der Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt. Ist die Einladung Jahr für Jahr mangelhaft, spricht das oft für einen Verwalterwechsel.

BGH-Urteil V ZR 50/25: Wie dürfen Kosten für Heizung und Sanierung verteilt werden?

Kurz beantwortet: Ist in einer Anlage mit unterschiedlich großen Wohnungen die Verteilung nach Wohnfläche oder Miteigentumsanteilen vereinbart, widerspricht eine Umlage „pro Einheit“ per Mehrheitsbeschluss regelmäßig der ordnungsgemäßen Verwaltung. Der BGH prüft dabei nicht mehr nur auf Willkür. Der neue Schlüssel muss den Interessen der Gemeinschaft und der einzelnen Eigentümer angemessen Rechnung tragen.

Im entschiedenen Fall hätte die Verteilung pro Einheit die Eigentümerin einer kleinen Wohnung mit rund 55 Prozent mehr belastet als der vereinbarte Schlüssel. Das Urteil ist auf dejure.org (BGH, 24.04.2026, V ZR 50/25) dokumentiert. Das vereinfachte Beispiel zeigt, warum der Schlüssel so viel ausmacht:

Für die Versammlungssaison heißt das: Bereiten Sie Beschlüsse über Sonderumlagen mit dem vereinbarten Schlüssel vor. Soll davon abgewichen werden, begründen Sie das sachlich, zum Beispiel mit dem tatsächlichen Nutzen der Maßnahme für einzelne Einheiten. Welche Pflichten das seit 29. Juli 2026 geltende Gebäudemodernisierungsgesetz beim Heizungstausch bringt, erklärt der Ratgeber Heizungsgesetz für Eigentümer. Wie Kosten auf Mieter umgelegt werden können, steht im Beitrag Modernisierungsumlage 2026.

Präsenz, hybrid oder virtuell: Welche Form ist 2026 erlaubt?

Kurz beantwortet: Alle drei Formen sind möglich. Die Online-Teilnahme an einer Präsenzversammlung (hybrid) kann die Gemeinschaft mit einfacher Mehrheit erlauben. Eine rein virtuelle Versammlung braucht einen Beschluss mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen. Er gilt zunächst für drei Jahre.

Übergangsregel bis 2028: Wird der Beschluss vor dem 1. Januar 2028 gefasst, muss bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung stattfinden, außer alle verzichten einstimmig darauf. Ab 2029 sind durchgehend virtuelle Versammlungen ohne jährliche Präsenzpflicht möglich.

Beschluss anfechten: Welche Fristen gelten und welches Gericht ist in OWL zuständig?

Kurz beantwortet: Die Anfechtungsklage muss binnen eines Monats nach der Beschlussfassung beim Gericht eingehen und binnen zwei Monaten begründet werden. Zuständig ist ausschließlich das Amtsgericht, in dessen Bezirk die Wohnanlage liegt (§ 43 WEG). Das ist zum Beispiel das Amtsgericht Paderborn, Bielefeld, Detmold oder Gütersloh.

Die Monatsfrist ist eine Ausschlussfrist. Maßgeblich ist der Eingang bei Gericht, nicht das Absendedatum. Für Verwalter und Beirat folgt daraus eine praktische Regel: Vergeben Sie Aufträge über größere Maßnahmen erst, wenn die Anfechtungsfrist abgelaufen ist oder das Risiko einer Anfechtung bewusst in Kauf genommen wird.

Die 7 häufigsten Fehler bei der Eigentümerversammlung

Kurz beantwortet: Die meisten angefochtenen Beschlüsse scheitern an Formfehlern oder an einer unfairen Kostenverteilung, nicht am Inhalt der Maßnahme.

1. 1Ladungsfrist unterschritten: Weniger als drei Wochen machen Beschlüsse anfechtbar.
2. 2Unklare Tagesordnung: „Verschiedenes“ reicht für Beschlüsse nicht. Der Gegenstand muss erkennbar sein.
3. 3Nur ein Angebot: Ohne Vergleichsangebote lässt sich die Wirtschaftlichkeit großer Maßnahmen schwer belegen.
4. 4Kosten pro Einheit statt nach Fläche: Bei ungleichen Wohnungsgrößen nach V ZR 50/25 regelmäßig nicht ordnungsgemäß.
5. 5Beschluss nicht verkündet: Erst die Feststellung und Verkündung des Ergebnisses macht einen Beschluss wirksam.
6. 6Virtuell ohne Beschlussgrundlage: Eine rein virtuelle Versammlung ohne ¾-Beschluss ist nicht zulässig.
7. 7Aufträge vor Fristablauf: Wird ein Beschluss angefochten und aufgehoben, drohen Streit um bereits bezahlte Leistungen.

Warum Versammlungsprotokolle beim Wohnungsverkauf so wichtig sind

Kurz beantwortet: Wer eine Eigentumswohnung kauft, liest die Protokolle der letzten drei Jahre, um beschlossene oder drohende Sonderumlagen zu erkennen. Saubere Protokolle und eine gut gefüllte Rücklage machen eine Wohnung leichter verkäuflich.

Das betrifft viele Eigentümer in OWL. Im Kreis Paderborn wurden 2025 rund 18 Prozent mehr Eigentumswohnungen verkauft als im Vorjahr. Welche Unterlagen Käufer und Banken verlangen, zeigt die Checkliste: Unterlagen für den Hausverkauf. Den Verkauf einer Wohnung beschreibt der Ratgeber Eigentumswohnung verkaufen in Paderborn. Wie hoch die Rücklage sein sollte, erklärt der Beitrag Instandhaltungsrücklage.

Selbst organisieren, Verwaltung wechseln oder verkaufen?

Kurz beantwortet: Kleine Gemeinschaften organisieren vieles selbst. Sobald größere Maßnahmen anstehen, lohnt sich professionelle Unterstützung bei Angeboten und Umsetzung. Ist eine Gemeinschaft dauerhaft zerstritten, kann der Verkauf der eigenen Wohnung die sauberste Lösung sein.

Unsere Objektverwaltung holt für anstehende Maßnahmen vergleichbare Angebote aus unserem regionalen Handwerker-Netzwerk ein, bereitet sie entscheidungsreif auf und koordiniert nach dem Beschluss die Umsetzung. Die klassische WEG-Verwaltung mit Versammlungsleitung gehört nicht zu unserem Leistungsumfang. Wie ein Verwalterwechsel funktioniert, erklärt der Ratgeber Hausverwaltung wechseln. Wo Handwerker gerade verfügbar sind, zeigt Handwerker finden in OWL.

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